5 modi per migliorare la vostra tecnologia: Come essere più produttivi

Forse non potete cambiare la frequenza con cui controllate i vostri profili sui social media, ma potete cambiare il modo in cui utilizzate quel tempo? Si può, e si comincia con l’essere più produttivi. Prendersi il tempo necessario per stabilire le priorità dei propri compiti, dei propri orari e della propria tecnologia può avere un effetto drastico sul tempo che si trascorre lavorando e non lavorando. Con la crescente quantità di distrazioni disponibili attraverso la tecnologia, i lavoratori di oggi devono essere più strategici nel gestire il proprio tempo per rimanere concentrati e produttivi. Le seguenti 5 strategie possono aiutarvi a garantire un uso efficace del vostro tempo.

Pianificazione della giornata

Quando si pianifica la giornata, ci si prepara al successo. Il modo in cui pianificate la giornata può avere un grande impatto su come vi sentite e, in ultima analisi, su quanto siete produttivi durante la giornata. Pianificare in anticipo può aiutare a non sentirsi sopraffatti e a stabilire una routine per evitare il burnout. Può anche aiutare a evitare le distrazioni. Ad esempio, se avete un elenco di cose da fare per la giornata che vi sembra eccessivo, potete creare una cartella di “cose da fare” sul vostro computer, in cui memorizzare le attività che non devono essere inserite nell’elenco principale di “cose da fare”.

Stabilite obiettivi chiari

Uno degli aspetti più importanti della produttività è la definizione degli obiettivi. La differenza tra essere produttivi e non esserlo sta nel fissare obiettivi chiari. Fissare degli obiettivi per voi stessi vi aiuterà a rimanere concentrati sui compiti da svolgere e ad evitare il multitasking. Il multitasking è quando si cerca di svolgere due compiti contemporaneamente, cosa che nella maggior parte dei casi non funziona. È meglio concentrarsi su un compito alla volta e, una volta completato l’obiettivo, passare al compito successivo. È meglio fissare gli obiettivi per un giorno alla volta. Ad esempio, per oggi si può stabilire che “entro mezzogiorno voglio completare tre compiti che sono sulla mia lista”. Potete anche suddividere i vostri obiettivi giornalieri in compiti più piccoli e più gestibili.

Non fare il multitasking

Il multitasking appartiene al passato. Oggi siamo circondati da un mare di distrazioni che cercano di distoglierci dai nostri compiti per dedicarci ad altro. È allettante cercare di fare due o più cose contemporaneamente, ma gli studi hanno dimostrato che la produttività è notevolmente inferiore quando si lavora in multitasking. È meglio concentrarsi su un compito alla volta e, una volta completato, passare al compito successivo. Il multitasking è un mito che è stato dimostrato essere sbagliato. Eppure, il mito persiste per due motivi principali. In primo luogo, il nostro cervello è programmato per pensare di dover fare due cose contemporaneamente. In secondo luogo, i manager e i leader continuano a credere che i loro dipendenti siano più produttivi quando sono multitasking.

Suddividere i compiti in microcompiti

Creare una lista di cose da fare e suddividere i compiti in parti più piccole e gestibili può aiutare a diventare un lavoratore più efficace ed efficiente. La chiave per suddividere un compito in microcompiti e aumentare la produttività è rendere il compito il più semplice possibile. È necessario eliminare tutto ciò che non è necessario, in modo da potersi concentrare esclusivamente sul compito da svolgere. Ad esempio, se vi è stato assegnato un compito di ricerca per una relazione da consegnare entro due settimane, potreste suddividere la ricerca nei seguenti microcompiti: – Creare una connessione a Internet per poter leggere la relazione. – Prendete il rapporto da Internet e mettetelo sulla scrivania. – Aprite il rapporto e iniziate a leggerlo. – Continuare a leggere finché non si è terminato di leggere il rapporto. – Posate il rapporto sulla scrivania e spegnete il computer. – Pulite la casella di posta e riordinate la scrivania. Potete creare un file di cose da fare per questo compito. – Scrivete tutti gli appunti che avete preso durante la pulizia della casella di posta. – Prendete appunti per le riunioni o le telefonate da fare.

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Trovate uno spazio di lavoro adatto a voi.

Molte persone si scontrano con l’idea di avere uno “spazio di lavoro”, ma la verità è che l’ambiente giusto può ispirarvi a essere più produttivi. Anche un piccolo angolo del salotto può funzionare se lo si allestisce con le giuste intenzioni. Trovate uno spazio che vi piace e riempitelo con gli oggetti che vi ispirano a essere più produttivi. Alcuni esempi di oggetti che potete mettere nel vostro spazio di lavoro sono: Post-it, penne di colori diversi, libri, immagini, poster, piante, ecc. È meglio tenere lo spazio di lavoro libero da distrazioni come computer, telefono, stampante e altri dispositivi elettronici.

Fare una pausa

Compiti e progetti possono spesso sembrare opprimenti. Quando ciò accade, può essere utile fare una pausa dal compito e tornare ad affrontarlo con una nuova prospettiva. È importante fare attenzione, quando si prende una pausa da un compito, a non iniziare a procrastinare. La procrastinazione si verifica quando rimandiamo un compito che sappiamo di dover svolgere. È importante prendersi una pausa, ma poi, una volta fatto, bisogna portare a termine il compito. Se vi trovate a fare pause frequenti, forse state cercando di evitare un compito che deve essere svolto. È meglio fare una pausa, ma poi finire il compito una volta tornati.

Conclusione

La chiave per migliorare la vostra produttività è essere più strategici nel modo in cui utilizzate il vostro tempo. Il primo passo è creare un piano giornaliero e un piano mensile/annuale che includa le cose da fare e i vostri obiettivi. Successivamente, è necessario suddividere i compiti in microcompiti, in modo da semplificarli il più possibile ed eliminare quelli superflui. Ad esempio, se vi è stato assegnato un compito di ricerca per una relazione che deve essere consegnata entro due settimane, potreste suddividere la ricerca nei seguenti microcompiti: – Impostare una connessione a Internet in modo da poter leggere la relazione. – Prendete il rapporto da Internet e mettetelo sulla scrivania. – Aprite il rapporto e iniziate a leggerlo.